什么是变化与申请?
当前状态
教师/工作人员在Banner中输入购买大于5美元的申请单,000或向个人购买(不论金额). 从一家公司购买的商品低于5美元,000名教职员工使用他们的P卡或直接从公司订购,并将发票发送到应付账款. 应付账款将发票输入OnBase,部门在OnBase中提供FOAP和审批.
未来状态
所有的采购都将用发票支付, 无论金额或个人/公司, 首先要在Workday中输入申请. 教职员工可以继续使用他们的购物卡进行小额购买,最高可达4美元,999并绕过申请程序. 酬金, 津贴, 其他没有发票的采购将采用单独的流程,不会使用申请单付款
谁会受到影响?
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负责采购的教职员工
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成本中心经理
好处
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Workday中的请求过程比Banner中的请求过程简单得多
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FOAP信息(工作日), 称为FDM信息)将在流程开始时收集,而不是在收到发票后进入OnBase
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在申请单和订单之间没有处理时间-一旦申请单被完全批准, 它会自动转换为PO
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轻松管理采购订单余额并查看采购的会计信息
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能够复制过去的采购申请单,并使用模板进行频繁采购
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能够为多个供应商做一个申请-每个供应商将自动生成单独的订单
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直接连接到供应商网站(亚马逊), 办公用品, 格兰杰, McKesson)从工作日到下订单
潜在的挑战
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在Banner,征用目前是一个具有挑战性的过程, 个人可能会抵制基于此进入征用的想法.
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对于一些个人来说,在采购过程的开始输入申请单可能是新的.
联系
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联系人:Heather White,采购部副主任